İş Tanımı
Koç Okulu’nun dinamik ve vizyoner çalışma ortamında, Genel Müdür Yardımcılığı ofisimizde idari süreçleri yönetecek, iletişimi koordine edecek ve kurumumuzu en iyi şekilde temsil edecek "Genel Müdür Yardımcısı Asistanı" arıyoruz.
Temel Görev ve Sorumluluklar
Genel Müdür Yardımcısı’nın kişisel takvimini, telefon trafiğini ve toplantı organizasyonlarını titizlikle yönetir.
Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerin hazırlık süreçlerini, rezervasyonlarını ve seyahat belgelerini takip eder.
Toplantı davetlerini koordine eder; rezervasyon, ikram ve ulaşım süreçlerine destek sağlar.
Katıldığı toplantılarda tutanak tutarak dosya ve kararları ilgili katılımcılarla paylaşır.
Okulun genel iletişim e-posta adresine gelen mesajları düzenli kontrol ederek ilgili idari müdürlük ve birimlere dağıtımını sağlar.
Okul Genel Müdür Asistanı, Holding ve Vakıf üst düzey yönetici asistanları ile sürekli koordinasyon içinde çalışır.
Ofise ait dosyalama, arşivleme ve evrak (gelen/giden) takibi işlerini yürütür.
Kurum.net üzerinden evrak takibini yapar, evrak sayı numaralarını verir ve ilgili defterlerin düzenli tutulmasını sağlar.
Kurumsal organizasyonlarda Kurumsal İletişim, İnsan Kaynakları ve Okul Müdürlükleri gibi ilgili departmanlarla iş birliği yapar.
Genel Müdür Yardımcısı tarafından sorumluluk alanları çerçevesinde verilen diğer tüm görevleri yerine getirir.
Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
Üst düzey yönetici asistanlığı konusunda tecrübeli,
İleri derecede İngilizce (yazılı ve sözlü) bilgisine sahip,
Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
Protokol kurallarına hakim, temsil yeteneği ve iletişim becerileri güçlü,
MS Office programlarını ve tercihen dijital evrak yönetim sistemlerini etkin kullanabilen,
Gizlilik prensiplerine sadık, detaylara önem veren ve çözüm odaklı.
“Koç Okulu tüm işe alımlarında tek ölçü olarak işe uygunluk vasfını arar, ayrımcılık yapmadan fırsat eşitliği sağlar.”